O arquivo PST do Outlook tem um limite de armazenamento específico para o tamanho do arquivo, dependendo da versão do Outlook. A limitação de tamanho para um usuário ANSI seria 2 GB ou, se você for um usuário Unicode, a limitação de tamanho do PST será 20 GB.
Sempre que o tamanho do PST fica grande demais, o Outlook leva muito tempo para abrir arquivos ou responder arquivos. E você pode encontrar mensagens de erro do Outlook em um futuro próximo. Em breve, você poderá começar a receber lembretes do administrador do sistema para reduzir o tamanho de um arquivo .pst outlook. O problema pode piorar se o arquivo PST ficar corrompido.
Recomendada: Para reparar um arquivo PST corrompido, use o Remo Repair Software que tem a capacidade de reparar arquivo PST maior que 2 GB em etapas simples.
Portanto, como usuário do MS Outlook, você deve estar ciente de diferentes problemas em tempo de execução quando o arquivo PST excede o limite de armazenamento estipulado e quais são as diferentes maneiras de superar o status de tamanho grande nos arquivos de dados do Outlook.
Uma solução alternativa pode ser dividida em um arquivo PST grande do Outlook que ajuda a organizar os dados no Outlook enquanto todos os atributos integrados permanecem intactos. E outras soluções que ajudam a reduzir o tamanho de um arquivo .pst do Outlook são as seguintes:
#1: Pasta Vazia de Itens Excluídos
A remoção permanente de itens da pasta Itens Excluídos pode minimizar o tamanho do arquivo PST e isso pode ser feito seguindo as instruções fornecidas abaixo:
Para esvaziar automaticamente a pasta Itens Excluídos,
- Clique em Arquivo, selecione Opção e, em seguida, selecione a guia Avançado
- Em seguida, na opção Iniciar e Sair do Outlook, selecione a pasta Itens Excluídos Vazios ao sair do Outlook
- Em seguida, clique em OK para aplicar as alterações
Para esvaziar manualmente a pasta Itens excluídos
- Clique com o botão direito do mouse na pasta Deleted Items e selecione a opção Empty Folder
- Como alternativa, você pode clicar nas teclas Shift + Delete para excluir itens permanentemente
#2: Arquivar itens mais antigos do Outlook
O arquivamento de itens antigos da caixa de correio do MS Outlook trabalha para manter o tamanho do PST. No Outlook, Archiving settings pode ser aplicado por
- Clique em Informações, selecione Ferramentas de limpeza e, em seguida, clique em Opções de arquivamento
- Selecione o local desejado para armazenar o arquivo morto na máquina
Um arquivo morto é salvo no local específico do usuário no disco rígido e os itens arquivados são removidos da caixa de correio do Outlook.
# 3: Limpeza da caixa de correio
A caixa de correio pode ser organizada com a ferramenta Limpeza de caixa de correio. Para abrir
- Clique na guia Arquivo e selecione Informações. Clique em Ferramentas de limpeza e selecione Limpeza da caixa de correio
- Em seguida, selecione a opção Visualizar tamanho da caixa de correio que verifica o tamanho da caixa de correio e todas as subpastas integradas
- Selecione a opção para Localizar itens antigos ou de tamanho grande que possam ser excluídos diretamente dos itens listados.
- Com base nas configurações de arquivamento, você pode executar como recurso AutoArquivo
- Verifique o tamanho da pasta Itens Excluídos e, se desejar, você pode esvaziar a pasta
“Se você excluiu por engano qualquer pasta do Outlook, poderá usar o Remo Repair Outlook PST Application para recuperar pasta excluída do Outlook.”
#4: Mover mensagens para pasta particular
Mover itens do Outlook para Pastas Particulares reduzirá o tamanho da caixa de correio do Outlook. Caso a versão autônoma seja usada, itens de caixa de correio inteiros, incluindo e-mails, contatos, tarefas, diários, calendários etc., são armazenados no arquivo PST com capacidade de 50 GB nas versões mais recentes do Outlook, como o Outlook 2016, 2013 e 2010.
#5: Salvar e remover anexos de email
As mensagens de email podem incorporar anexos grandes que contribuem para o volume PST. Com base nas preferências, você pode optar por salvar o anexo localmente no disco rígido e removê-lo da Caixa de Entrada da Caixa de Correio..
- Na pasta Caixa de entrada, abra a mensagem de email e clique no anexo
- Clique com o botão direito do mouse no anexo e selecione Salvar todos os anexos. Como alternativa, na guia Mensagem, clique em Ações, selecione Outras Ações e, em seguida, clique em Salvar todos os anexos
- Em seguida, navegue e selecione o local desejado para armazenar o arquivo (que contém anexos) e clique no botão Salvar
- Depois que os anexos são salvos adequadamente, você pode optar por excluí-los permanentemente da caixa de correio.
Bem, reduzir o tamanho de um arquivo .pst outlook é necessário para o desempenho rápido e sem erros dos arquivos de dados do Outlook. Para um gerenciamento e limpeza mais rápidos da caixa de correio, existem algumas dicas e métodos de solução alternativa que podem ser executados. As dicas mencionadas aqui são eficientes para usuários do Outlook que trabalham no ambiente do Exchange Server; no entanto, usuários independentes do Outlook também podem usar esses métodos.
